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Fünf Herausforderungen für die Meetings Industry im Jahr 2019

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Geschrieben von Chefredakteur

Enge Budgets für Besprechungen, Zeitdruck, organisatorische Probleme, mangelnde Kreativität von Hotels, zunehmend komplexe und kostspielige Mandate in der Gastronomie, das Bedürfnis nach dynamischeren und bereichernden Erfahrungen und Widerstand gegen Veränderungen - dies sind einige der größten Herausforderungen, denen sich die Besprechungsbranche im Jahr 2019 gegenübersieht .Teneo Hospitality Group Befragte 150 Konferenzplaner und Hoteliers zu den Herausforderungen, denen sie im effektiven Wettbewerb auf dem sich verändernden und komplizierten Markt von heute gegenüberstanden. Interessanterweise sind einige der Herausforderungen, denen sich Planer gegenübersehen, intern in ihren eigenen Organisationen. Alle identifizierten begrenzte Sitzungsbudgets, Zeitmangel und etwas unflexible Unternehmenskulturen, die zu zusätzlichen Problemen wie mangelnder Innovation und schlechter Kostenkontrolle führten.

„Viele dieser Herausforderungen - und ihre Lösungen - hängen voneinander ab“, sagt Teneo-Präsident Mike Schugt. Er merkt an, dass Meeting-Profis sagen, dass sie Bedenken innerhalb ihrer Organisation und Unternehmenskultur haben, die zum Widerstand gegen Veränderungen beitragen, was zu negativ beeinflussten Budgets führt. Die Planer sagen auch, dass diese Herausforderungen in Verbindung mit den vielen Anforderungen an die Zeit kreative Strategien behindern, die andernfalls zur Lösung der Hindernisse beitragen könnten, auf die in Teneos jüngster Umfrage hingewiesen wurde.

„Teneo und seine Hotel- und DMC-Mitglieder haben die einmalige Gelegenheit, die Herausforderungen unserer Planerpartner zu lösen“, sagt Mike Schugt. „Wir können kreative, zeitsparende Angebote einführen, die auch ihren Gewinn erzielen können. Durch das Verständnis der Bedürfnisse, die über Preise, Daten und Flächen hinausgehen, können Hotels innovative Lösungen für die Herausforderungen bieten, denen Planer hinter den Kulissen gegenüberstehen. “

Herausforderung # 1 Budgets. Unzureichende Budgets führten die Herausforderungslisten für alle Umfrageteilnehmer an. Die Planer nannten steigende Kosten, insbesondere für Lebensmittel und Getränke, ohne vergleichbare Erhöhung der Budgets. Die Komplexität der Budgetsteigerung durch verschiedene Unternehmensabteilungen wirkt sich auf alle Aspekte des Besprechungsprozesses aus, von der Schulung des Personals bis zur Aushandlung von Verträgen. Trotz einer starken Wirtschaft meldeten einige Planer Budgetkürzungen. Die Befragten stellten fest, dass die Unfähigkeit, angemessene Finanzmittel zu erhalten, ein Unverständnis für die tiefgreifenden Veränderungen in der Meetingbranche widerspiegelte, die mehr und nicht weniger Investitionen erforderten. Die Bedürfnisse der Teilnehmer sind heute sehr unterschiedlich, insbesondere bei Millennials und Generation Z, die ein hohes Maß an technischen Dienstleistungen, mehr Engagement und unterhaltsame Aktivitäten benötigen - Bedürfnisse, die mit einem knappen Budget nur schwer zu erfüllen sind. Das Management und die Teilnehmer hatten jedoch extrem hohe Erwartungen.

Lösungsvorschlag: Die grundlegende Möglichkeit für Planer, ihr Budget zu erreichen, besteht darin, transparent zu sein und offen mit einer Immobilie zu kommunizieren. Obwohl die Tendenz besteht, die eigenen Karten in der Nähe der Weste zu spielen, ist Transparenz von Beginn der Verhandlungen an der Schlüssel zu einer effektiven Planung und Kontrolle der Kosten. Während viele Planer der Ansicht sind, dass sie einige ihrer Budgetprobleme bis zum weiteren Verlauf des Planungsprozesses zurückhalten müssen, wird eine ehrliche und umfassende Sicht auf die Ziele und Ressourcen des Meetings es den Hoteliers ermöglichen, ein realistisches Budget vorzulegen.

Herausforderung Nr. 2 Zeitmangel. Zeitdruck wirkt sich auf jedes Unternehmen und jede Organisation aus, aber einige Bedenken haben besondere Auswirkungen auf die Meetingbranche. Nahezu alle Befragten gaben einen Zeitmangel an und identifizierten Herausforderungen, die weitreichende Konsequenzen haben könnten. Angesichts der tiefgreifenden technologischen Fortschritte, die sich auf die Branche auswirken, stellten Hoteliers und Planer fest, dass ihnen häufig die Zeit fehlte, um mit den technischen Entwicklungen Schritt zu halten. Dieses Problem wurde noch verstärkt, als die Teilnehmer den Planern und Hotels bei ihrem eigenen Einsatz von Technologie voraus waren. Die Schulung einer neuen Generation von Tagungsplanern und Hotelmitarbeitern ist der Schlüssel zum Fortschritt der Branche. Nur wenige hatten Zeit, wirksame Programme zu entwickeln, die auf die unterschiedlichen Standpunkte und technischen Fähigkeiten einer neuen Generation zugeschnitten waren. Vor allem befürchteten die Befragten, dass die überwältigenden Details der täglichen Arbeit wenig Zeit für eine langfristige strategische Planung ließen. Und die Top-Zeitverschwendung? Zu viele unnötige E-Mails.

Lösungsvorschlag: Hotels werden häufig mit Leads überschwemmt und können möglicherweise nicht immer innerhalb von 24 Stunden antworten. Planer werden aufgefordert, ihren Zeitplan für die Reaktion im Voraus anzugeben, damit Hotels und Resorts eine höhere Reaktionsqualität bieten können. Für Planer können sie dann alle ihre Hauptantworten auf einmal sammeln und sicher sein, dass die Qualität der Antwort höher sein wird, wenn den interessierenden Eigenschaften etwas mehr Zeit zugewiesen wird. Planer, die mehr als 6 oder 7 Hotels pro Lead und in mehreren Städten beziehen, werden von einem Hotel weniger ernst genommen. So können Planer Zeit sparen und die Qualität der Antworten verbessern, indem sie die Anzahl der Hotelquellen reduzieren, mit denen sie Kontakt aufnehmen.

Wenn Planer die Flexibilität frühzeitig mit den Daten teilen können, sparen sie Zeit und die Hotels können mehrere Optionen anbieten, die wahrscheinlich unterschiedliche Preise aufweisen und zu einem höheren Wert für das Budget führen. Wenn Sie dem Hotel so viele Informationen wie möglich geben, sparen Sie Zeit und das Budget.

Herausforderung Nr. 3 Mit der Technologie Schritt halten. In einem blitzschnellen technologischen Umfeld kann es entmutigend sein, auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Auswirkungen der Technologie auf die Produktivität zu kennen. Die Erkenntnis, dass tausendjährige Teilnehmer in Bezug auf technisches Wissen, Technologieanwendungen und Erwartungen weit voraus sind, kann einschüchternd sein. Selbst die Führung in ausgewählten Organisationen scheint nicht immer zu verstehen, wie die Technologie das heutige Meetingerlebnis revolutioniert.

Lösungsvorschlag: Für den Erfolg jedes Meetings, jeder Konferenz oder jeder gesellschaftlichen Veranstaltung ist es entscheidend, stets auf dem neuesten Stand zu sein und den technologischen Fortschritt voranzutreiben. Ja, einige langfristige Praktiken wie Whiteboards und LCD-Player werden immer noch geschätzt. Durch die Beschäftigung mit den Geräten der Teilnehmer wird das Lernen des Meetings buchstäblich in die Hände von Konferenzteilnehmern gelegt, was eine Generation anspricht, die mit SMS, Social-Media-Posts, interaktiven Apps und vielem mehr aufgewachsen ist. Dies sind die Werkzeuge, die sie für ihren Alltag verwenden, und sie sollten die Werkzeuge sein, die sie in Meetings erwarten können, die für den Erfolg ihres Arbeitgebers wichtig sind.

Herausforderung Nr. 4 Mangel an Kreativität. Die Unternehmensbürokratie großer Markenhotels trägt teilweise der Forderung der Planer nach mehr Kreativität im Meeting-Prozess und einem weitaus flexibleren Geschäftsumfeld Rechnung. Größere Hotelmarken haben häufig Unternehmensrichtlinien, die die Grenzen der Schaffung der ultimativen Meeting-Erlebnisse für Planer einschränken können. Das Bedürfnis nach Innovation und originellen Veranstaltungen, einfallsreichem Einsatz von Technologie, effektiven Teambuilding-Übungen, neuen Erfahrungen selbst in den bewährten Reisezielen und vielfältigen, nachhaltigen und gesunden Lebensmitteln kann jedoch nicht ignoriert werden.

Lösungsvorschlag: Arbeiten Sie mit einem Hotel oder Resort zusammen, das kreativ mit Planern und Gruppen zusammenarbeitet, um einen Besprechungsplan zu erstellen, der auf eine bestimmte Gruppe und eine Reihe von Besprechungszielen zugeschnitten ist. Unabhängige und kleine Markenobjekte haben sich aufgrund ihrer Unabhängigkeit als Experten für die kreative Entdeckung und Unterstützung bei der Planung der Erreichung der Ziele professioneller Planer und Gruppen erwiesen Initiativen und weit entfernt von der üblichen Teambuilding-Programmierung. Private Destination Management-Unternehmen können ebenfalls eine wichtige Ressource sein. Teneo schlägt vor, mit ihnen zusammenzuarbeiten, um eine Stadt oder ein Ziel für das Treffen mit Gästen zum Leben zu erwecken, indem die lokalen Ressourcen und Attraktionen auf eine für die Gruppe sinnvolle Weise maximiert werden.

Herausforderung Nr. 5 Steigerung der Komplexität und steigende Kosten für Lebensmittel und Getränke. Mit zunehmender Vielfalt der Bevölkerung sind die Nahrungspräferenzen und Ernährungsbedürfnisse komplizierter geworden. Das wachsende Bewusstsein für Wellness- und Nachhaltigkeitsthemen trägt zu einer Mischung bei, die problematischer und kostspieliger werden könnte. Paläo-, Keto-, Pescatarian-, vegane und religiöse Ernährungsbedürfnisse gehören zu den neuesten Trends beim Konferenzessen im Jahr 2019. Die Befragten forderten außerdem ein besseres Management der Lebensmittelbestellung, um die Kosten niedrig zu halten und Abfall zu vermeiden.

Lösungsvorschlag: Dies ist ein Bereich, in dem unabhängige Hotels und Hotels kleiner Marken für den Planer äußerst kreativ werden können, da sie sich in einem unternehmerischeren und kreativeren Modus befinden, der weniger durch Anforderungen und Einschränkungen großer Marken eingeschränkt wird. Sie können in der Regel ein kreativeres Produkt mit reduzierten Kosten anbieten. Indem Sie zu Beginn des Planungsprozesses mit Köchen und Bankettmanagern aus diesen Häusern zusammenarbeiten und offen über Budgetbeschränkungen sprechen, können Sie ernsthafte Einsparungen bei Speisen und Getränken erzielen und gleichzeitig maximale Kreativität erzielen.