Top 10 Trends, die Meetings im Jahr 2021 beeinflussen und verändern

• Unternehmensversammlungen im Jahr 2021 sind zu diesem Zeitpunkt in erster Linie regionale Anlaufstellen, obwohl Analysten sehen, dass in der zweiten Jahreshälfte Fly-In-Meetings stattfinden
• Die kontaktlose Technologie hat sich in den letzten Monaten schnell zum neuen Standard in der Gastfreundschaft entwickelt und wird die Pandemie überleben
• In vielen Reisezielen beschränken staatliche Vorschriften die Größe von Veranstaltungen auf nur 10 bis 15 Personen, sodass die durchschnittliche Gruppengröße im Jahr 2021 verständlicherweise geringer ist

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Die Branchenexperten haben die zehn Top-Trends angekündigt, die die Meetings im Jahr 2021 beeinflussen und verändern.

Wenn es eine Sache gibt, die die Meetingbranche im Jahr 2020 gelernt hat, dann ist es die wahre Definition dessen, was es bedeutet, innezuhalten und umzuschwenken, und wie belastbar und kreativ die Leute in der Meetingbranche sind. Angesichts der Erwartung umfassender Impfungen im Spätfrühling sehen Branchenexperten erste Anzeichen für einen Nachholbedarf bei Tagungen und Zusammenkünften. Die Analysten sehen 2021 als ein Wendejahr, das eine deutliche Erholung für die Meetingbranche einläuten wird.

Trend 1) Weg zur Erholung

Die Branche zeigt sich zum ersten Mal seit Beginn der Pandemie optimistisch! Impfstoffe werden immer mehr Bevölkerungsgruppen verabreicht, was den Optimismus für ein Comeback der Meetingbranche im dritten und vierten Quartal dieses Jahres erhöht. Laut einem führenden Anbieter von Meetings, Veranstaltungen und Hospitality-Technologien haben RFPs bis 2021 bis heute den höchsten Stand seit März 2020 erreicht. Mit der sicheren Öffnung der Ziele beginnen auch Größe und Menge der Gruppentreffen.

Trend 2) Roadtrip-Meetings

Unternehmensversammlungen im Jahr 2021 sind zu diesem Zeitpunkt in erster Linie regionale Anlaufstellen, obwohl die Experten sehen, dass in der zweiten Jahreshälfte Fly-In-Meetings stattfinden. Hybride Besprechungen bleiben eine wichtige Option, um ganze Teams in eine Besprechung einzubeziehen, wobei Teilnehmer in der Nähe einfahren und diejenigen, die weiter entfernt sind, aufgrund von Reiseängsten virtuell anwesend sind oder weil einige aus familiären oder gesundheitlichen Gründen zu Hause bleiben müssen. Die Nachfrage nach hybriden Meetings ist jedoch nicht so stark wie erwartet. Es scheint, dass der Wunsch, sich persönlich zu versammeln, die hybriden Besprechungen bei weitem übertrifft, und bei Remoteverbindungen kann es zu Müdigkeit kommen.

Trend 3) Technologietreiber

Technologie kann ein Meeting-Erlebnis machen oder brechen, und Planer wissen das besser als jedes andere. Was ist also die wichtigste technologische Anforderung und Sorge der Planer für ein hervorragendes Konferenzerlebnis im Jahr 2021? Bandbreite! Bandbreite ist Technologiepriorität Nummer 1, 2 und 3! Danach stehen die virtuelle Besprechungskapazität einer Immobilie und ein engagiertes technisches Support-Team zur Verfügung, das während der gesamten Besprechung jederzeit zur Verfügung steht.

Trend 4) Jahr des SMERF

Und nicht die kleinen blauen Kreaturen, die wir im öffentlichen Fernsehen gesehen haben! Man könnte meinen, dass im Jahr 2021 große Pharmaunternehmen dominieren würden oder dass die Technologiebranche oder die Versicherungs- oder Finanzbranche das wichtigste Industriesegment sein würde, das die meisten Anfragen und Besprechungen liefert. Aber nicht in diesem Jahr. Im Jahr 2021 dreht sich alles um das SMERF-Geschäft, wobei der Schwerpunkt auf sozialen, pädagogischen und religiösen Treffen liegt!

Trend 5) Nicht anfassen!

Die kontaktlose Technologie hat sich in den letzten Monaten schnell zum neuen Standard in der Gastfreundschaft entwickelt und wird die Pandemie überleben. Es ist zur Erwartung von Planern und Besprechungsgästen geworden, die durch Smartphone-Funktionen beim Ein- und Auschecken erleichtert werden. Von der Ankunft über das Betreten des Gästezimmers über die Registrierung von Konferenzen und Tagesordnungen bis hin zu Konferenzdiensten und Restaurants mit virtuellen Menüs für die Bestellung von Frühstück, Mittag- und Abendessen, Getränken oder Zimmerservice ist kontaktlose Technologie ein Muss!

Trend 6) Abendessen neu gedacht

QR-Codes und kontaktlose Menüs, besuchte Buffets, individuell verpackte Menüoptionen, die Neuerfindung des À-la-carte-Menüs mit frischen Gourmet-Salaten, gegrillten Garnelen mit Orzo, die zusätzlich zu versiegelten frischen Lebensmitteln und Snacks begleitet werden können Gesichtsmasken, Mineralwasser und Händedesinfektionsmittel in der Box. Einige Eigenschaften erheben sogar das Kistenmehl zu Weidekisten anstelle von Weidetischen. Eine starke Präferenz bleibt jedoch für servierte Mahlzeiten oder modifizierte Buffets mit individuell verpackter Auswahl und kulinarische, vom Personal servierte warme und kalte Auswahlmöglichkeiten hinter Sicherheitsplexiglas. In Anbetracht des aktuellen Umfelds bieten die Unterkünfte den Tagungsgästen auf jede erdenkliche Weise Platz - maßgeschneidert für individuelle Kundenwünsche, einschließlich Bento-Box-Mahlzeiten und Vorspeisen in Schachteln sowie Catering in den Gästezimmern. Umweltfreundlich wie immer werden einzeln verpackte Mahlzeiten in kuratierten umweltfreundlichen Behältern präsentiert.

Trend 7) Kreativ, lokal und nachhaltig - manche Dinge ändern sich nie!

Im Jahr 2021 sind Kreativität, Geschmack und Umweltfreundlichkeit für Planer und Gäste wichtige Prioritäten - die Pandemie hat nichts daran geändert, was das Abendessen sechs Monate später köstlich, unvergesslich, verantwortungsbewusst zubereitet und besprochen macht. Die kulinarischen Teams sind nach wie vor außerordentlich leidenschaftlich an der Bereitstellung lokaler und nachhaltiger Lebensmittel interessiert - nicht nur für die Frische, sondern auch für die Unterstützung lokaler Landwirte und Lieferanten in dieser herausfordernden Zeit. Farm-to-Fork-Restaurants sind heute so wichtig wie nie zuvor! In allen Regionen herrscht Essen im Freien, und Köche in den nördlichen Regionen planen herzhafte Wintermenüs, die in großen Außenbereichen, umgeben von Feuerstellen und Heizungen, serviert werden. Dies ermöglicht sichere, ansprechende und sozial distanzierte Speiseerlebnisse unter dem Sternenhimmel Geräucherte Cocktails von Bourbon Manhattan und Old Fashioned. 

Trend 8) Größenangelegenheiten

In vielen Destinationen beschränken staatliche Vorschriften die Größe von Veranstaltungen auf nur 10 bis 15 Personen, sodass die durchschnittliche Gruppengröße im Jahr 2021 verständlicherweise kleiner ist. Mit mehr Zielen, die ihre Einschränkungen verringern, sehen wir jedoch größere Gruppenanfragen von 50 bis 100 Gästen, die in größeren Hotels buchen, die viel Platz für soziale Distanzierung bieten, und einige Breakout-Räume im Freien, um soziale Distanzierung in kleinen Gruppen besser unterzubringen und mit ausgewählten Ausbrüchen, die virtuell angeboten werden, damit die Gäste leicht in den Ausbruch ihrer Wahl übergehen können. Sitzungen, die im Jahr 2021 gebucht werden, dauern durchschnittlich 2 Tage, was den Vorjahren nicht allzu unähnlich ist. Die Tarife für die Erfüllung der Pakete gelten im Durchschnitt für diejenigen, die 2019 ausgehandelt wurden, um wettbewerbsfähig zu bleiben und das Geschäft zu gewinnen. Die Immobilien bereiten sich auf viele Besprechungen vor, um das ganze Jahr über in letzter Minute zu buchen.

Trend 9) Eine frische Perspektive!

Treffen im Freien war in den letzten Jahren ein lustiger Trend. Im Jahr 2021 ist es eine Notwendigkeit. Außenräume entstehen dort, wo sie derzeit nicht existieren: Ballsaalhöfe, malerische Rasenflächen und Sandstrände des Resorts sind jetzt Tagungsräume für größere Gruppen, ebenso wie Restaurantterrassen, Pooldecks, Pavillons im Freien und neu installierte Zelträume, die das „Traditionelle“ neu interpretieren ”Tagungsraum in diesem Jahr. Adirondack-Stühle sind Ersatz für ergonomisches Sitzen. Tragbare Heizelemente bringen Wärme in Außenräume in nördlichen Klimazonen. Gegebenenfalls bietet Plexiglas eine weitere Sicherheitslinie. Und die Aussicht auf den Tagungsraum war noch nie so gut!

Trend 10) Partner in der Planung

In der Vertragssprache kommt der Kautschuk im Jahr 2021 auf den Markt. Viele Planer sind sich der Notwendigkeit von Flexibilität in Bezug auf Abnutzungsklauseln, Stornierungsklauseln und Gebühren, Umbuchungsklauseln, Gruppentarifklauseln und Provisionen bewusst. Obwohl die Impfungen schneller voranschreiten als bisher, wurden sie erst seit kurzem umfassender verabreicht, und die Planer sind weiterhin vorsichtig, wenn es darum geht, Besprechungen kurzfristig zu verschieben. Viele finden Trost in dem zu Beginn der Pandemie gestarteten Meeting Accelerator-Programm von Benchmark, das keine Abnutzungs- oder Stornierungsgebühren und kein Risiko bei der Umbuchung bis zum 31. März dieses Jahres bietet. Die Planer wissen genau, was die Branche durchgemacht hat, und sind bestrebt, ein Partner zu sein, insbesondere für Hotels, die die Stornierungsbedingungen eingehalten haben und in aktivem Kontakt geblieben sind.

Bonus-Trend - Bedeutung eines Ziels

Das Zielerlebnis und die Zielprogrammierung haben in diesem Jahr oberste Priorität, insbesondere Drive-In-Ziele mit erheblicher Verkehrsanbindung. In der Tat war das Zielerlebnis wahrscheinlich noch nie so wichtig! Planer fordern tiefe Einblicke in die lokalen kulturellen Annehmlichkeiten eines Reiseziels, da die meisten Reiseziele weite Freiflächen bieten, die für soziale Distanzierung, friedliche, entspannende und sichere Ausfallzeiten / Erlebnisse wünschenswert sind und an die Bedürfnisse der Gruppe angepasst werden können. Resorts mit Wellness-Programmen bieten Tagungsgruppen an: Erfahrung, Wellness & Selbstpflege, Heilung und Eintauchen in die Natur, einschließlich Aktivitäten für Resort-Ausstatter. Und wie in Tagungsräumen im Freien können Sie die Aussicht einfach nicht übertreffen!

Bonus-Trend - Geist durch Teambindung!

Es gab sehr wahrscheinlich nie einen größeren Bedarf als im Jahr 2021 an Teambuilding-Programmen. Nach vielen Monaten, in denen wir nicht zu Hause waren und virtuell mit Kollegen und Kunden in Kontakt getreten sind, besteht die Sehnsucht, zusammenzukommen, sich wieder zu verbinden, das Team wieder aufzubauen und den Teamgeist wiederzubeleben. Es ist ein menschliches Grundbedürfnis. Die Notwendigkeit, dies im Freien zu tun, ist angesichts der Zeit ideal für die Teambildung, und diese Programme werden aktiv angefordert. Orvis Fliegenfischen, Land Rover Fahrschule, Falknerei, Wandern, Golf, Lost Shaker of Salt Schnitzeljagden, Margarita Mixology Kurse, Continental Drifter Karton Bootsregatten, Flip-Flops & Tie-Dye Art of a Day, Kokos Bowling, Axtwerfen… Alles, was dem Team die Möglichkeit bietet, sich zu entspannen, sich wieder zu verbinden, zu teilen und sich mit Erneuerungserfahrungen zu beschäftigen, Mut zu gewinnen und vielleicht einen Strom abzublasen.