Das ist eine Menge Arbeit und diese Geschäftsreisenden sind oft mit vielen Unannehmlichkeiten konfrontiert. Glücklicherweise gibt es im digitalen Zeitalter für alles eine App. Sehen wir uns an, von welchen fünf Softwareprogrammen amerikanische Geschäftsreisende am meisten profitieren.
1. VPN
Die VPN-Software verschlüsselt Daten und maskiert Ihre IP-Adresse. Dies bietet Ihnen nicht nur Sicherheit, sondern ermöglicht es Ihnen auch, das Internet „auszutricksen“, sodass es glaubt, Sie seien woanders.
Der Hauptgrund, warum Menschen VPNs verwenden (trotz aller Diskussionen über Cybersicherheit), ist, dass sie Ihnen die Möglichkeit geben, geografisch eingeschränkte Inhalte zu vermeiden. Einige Inhaltsersteller oder ganze Plattformen beschränken den Zugriff basierend auf der Region. Mit einem VPN glauben sie, dass Sie sich woanders befinden.
Für einen Geschäftsreisenden kann dies den Unterschied ausmachen, ob er auf einen wichtigen Bericht oder eine Plattform zugreifen kann oder nicht. Einige dieser Plattformen sind für die Arbeit von entscheidender Bedeutung, was bedeutet, dass Sie sich einem weitaus größeren Problem aussetzen, als Sie zunächst erwartet haben.
Geschäftsreisende nutzen auch häufig öffentliches WLAN, da sie auf Reisen nicht wirklich über ihre Zeit bestimmen können. Deshalb ist diese zusätzliche Verschlüsselungsebene praktisch. Wenn Sie also das nächste Mal in einem Café arbeiten oder sich von der Hotellobby aus bei einer Unternehmensplattform anmelden müssen, wissen Sie, dass Ihre Verbindung sicher und geschützt ist.
Die einzige verbleibende Herausforderung ist Top-VPN-Apps finden, wählen Sie das aus, das Ihnen am besten gefällt, und laden Sie es auf Ihre Geräte herunter.
2. Spesenmanagement-Software
Wenn Sie beruflich reisen, reisen Sie oft auf Kosten des Unternehmens, was bedeutet, dass Sie nachweisen müssen, wohin jeder einzelne Dollar geflossen ist. Sie dürfen ein Auto mieten, müssen aber einen Nachweis vorlegen. Sie können für Uber bezahlen, müssen aber einen Nachweis der Transaktion vorlegen. Dasselbe gilt für alle anderen Reisekosten.
Eine Spesenmanagement-Software macht das alles viel einfacher. Der Hauptgrund dafür ist, dass Sie alle relevanten Konten und Karten damit verknüpfen können und dank der OCR-Technologie sogar die physischen Rechnungen scannen können. Zeitersparnis ist auf Geschäftsreisen unglaublich wichtig.
Erwähnenswert ist auch, dass man sehr leicht den Überblick über seine Ausgaben verliert, wenn die Preise nicht in der eigenen Währung angegeben sind. Mit Software ist es einfacher, das Budget einzuhalten.
Es ist jedoch sehr wichtig, dass Sie Ihre privaten von Ihren geschäftlichen Ausgaben trennen. Sicher, die Bezahlung eines Abendessens oder sogar die chemische Reinigung Ihres Hemdes können Repräsentationskosten sein; jedoch der Kauf eines Souvenirs für Ihren Ehepartner oder die Ausgabe von Geld für Keine Ausweisüberprüfung in Casinos kann nicht.
Was Sie mit Ihrem eigenen Geld machen (auch auf Geschäftsreisen), geht niemanden etwas an. Allerdings müssen Sie mit Firmenmitteln sehr sorgsam umgehen und alle Belege aufbewahren. Eine gute Spesenmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen.
3. Kommunikationsmittel
Der nächste wichtige Punkt auf der Liste sind Kommunikationstools.
Erstens bleibt man so mit den Leuten in der Zentrale in Kontakt. Früher gab das Unternehmen den Personen, die sie entsandten, volle Autonomie oder Richtlinien, wie sie sich verhalten und was sie akzeptieren konnten. Jetzt können sie einfach eine Frage eingeben und erhalten innerhalb von Sekunden eine Antwort.
Zweitens war die Person während ihrer Abwesenheit für jegliche Art von Arbeit oder Zusammenarbeit nicht verfügbar. Wir sind zwar absolut dagegen, Menschen mit alltäglichen Aufgaben zu belästigen, während sie beruflich unterwegs sind, aber mit modernen Konferenztools können sie sogar an Besprechungen teilnehmen.
Zudem müssen sie den ersten Abend zu Hause nicht mit der Abgabe von Berichten verbringen, sondern können dies bequem von ihrem Hotelzimmer aus erledigen.
Und schließlich hat das Reisen für die Arbeit auch Auswirkungen auf das Privat- und Sozialleben. Mit Kommunikationstools ist das nicht mehr (in diesem Ausmaß) der Fall. Sie können immer noch ein Video vom Theaterstück ihres Kindes in der Grundschule empfangen, an einer Meme-Sharing-Aktivität im Gruppenchat teilnehmen und sogar nachsehen, wie es ihrer Lieblingssportmannschaft geht.
Das Wichtigste ist, dass Sie einige Regeln haben, welche Werkzeuge wofür verwendet werden.
4. Übersetzungssoftware
Moderne Übersetzungssoftware basiert auf KI-Technologie, was sie unglaublich ausgefeilt und sehr genau macht. Die moderne Software kann Kontext und geografischen Standort berücksichtigen, was eine weitaus genauere Interpretation ermöglicht. Sogar Sätze, Redewendungen und einige umgangssprachliche Begriffe können richtig übersetzt werden.
Erstens ist das viel billiger als ein Übersetzer. Sicher, es ist nicht so zuverlässig, aber andererseits ist nicht jeder Dolmetscher so gut, und auf diese Weise erreichen Sie zumindest ein viel höheres Maß an Konsistenz.
Zweitens haben Sie keinen Übersetzer rund um die Uhr bei sich, aber Ihr Telefon haben Sie immer in Reichweite. Sie möchten einen Übersetzer (egal, wie viel Sie ihm zahlen) nicht belästigen, nur um zu fragen, was ein Schild im Flur bedeutet. Mit einem Telefon und einer App müssen Sie sich über solche Dinge keine Gedanken machen.
Und schließlich können Sie mithilfe der Spracherkennungs- und Texterkennungsfunktionen problemlos mit Ihrem Gegenüber in dem von Ihnen beiden gewünschten Format kommunizieren.
5. Cloud-Speicher und File-Sharing-Dienste
Das erste, was Sie verstehen müssen, ist, dass Cloud-Speicher auch für Leute praktisch ist, die nicht geschäftlich unterwegs sind. Tatsächlich gibt es im Jahr 2024 kaum einen Grund, dies nicht zu tun. Bewahren Sie alle Ihre Dateien im Cloud-Speicher auf.
Stellen Sie sich vor, Ihr Telefon wird gestohlen. Das ist schon ein Albtraumszenario, aber was es noch schlimmer machen würde, wäre der Verlust aller Daten auf dem Telefon. Wir sprechen hier nicht nur von arbeitsbezogenen Dokumenten, die Sie in große Schwierigkeiten bringen würden. Wir sprechen auch von privaten Fotos und Korrespondenz. Sie könnten dort viele Erinnerungen haben, darunter auch einige von Menschen, die nicht mehr da sind.
Manchmal benötigen Sie ein Dokument oder einen Bericht. Der beste Weg, Dateien mit Leuten zu Hause auszutauschen, ist über diese Plattform. Dies ist auch der sicherste Weg, was besonders wichtig ist, da es sich um Unternehmensdateien handelt.
Außerdem möchten Sie nicht, dass Sie etwas brauchen, nur um sich daran zu erinnern, dass es sich auf Ihrem Heimcomputer oder Ihrem Büro-Desktop befindet. Auf diese Weise sind alle Ihre Dateien verfügbar, solange Sie Zugriff auf das Internet haben, und seien wir ehrlich, im Jahr 2024 haben Sie immer Zugriff auf das Internet.
Diese fünf Werkzeuge sind das absolute Minimum, und es gibt noch mehr
Wir haben diese fünf Tools ausgewählt, weil sie unverzichtbar sind und Sie nicht einmal daran denken sollten, eine Geschäftsreise anzutreten, ohne dass alle diese Tools auf Ihrem Computer installiert sind. Natürlich brauchen Sie keine Übersetzungssoftware, wenn Sie auf einer Inlandsreise oder in einem Land sind, in dem Ihre Sprache gesprochen wird, aber wahrscheinlich haben Sie so etwas in einer Basissuite auf Ihrem Betriebssystem installiert.
Darüber hinaus benötigen Sie auch ein Navigationstool, eine Zeitmanagementplattform und ein CRM. Aber selbst diese fünf allein können gut genug sein.