Kongresse, in Form von Handelsmessen, sind möglicherweise eine der frühesten Formen des Kapitalismus. Seit Menschen begonnen haben, miteinander Handel zu treiben, besteht das Bedürfnis, zusammenzukommen, Ideen auszutauschen und neue Wege zu finden, um Produkte, Dienstleistungen oder Ideen zu präsentieren. In der heutigen Welt sind Kongresse ein großes Geschäft. Seit biblischen Zeiten haben die Menschen verstanden, dass der Verkauf eines Produkts mehr bedeutet, als einfach ein gutes Produkt zu haben; es muss auch gut und auf eine zugängliche Weise präsentiert werden. Ein großer Fehler bei einigen Kongressen und Handelsmessen besteht darin, den Raum zu überfüllen oder es so laut zu machen, dass die Leute einfach aufhören zu denken. Delegierte besuchen nicht nur den Handelsmesseteil des Kongresses, der jetzt Ausstellungshalle genannt wird, sondern verwenden ihre Kongressdollar oft auch, um eine Geschäftsreise in einen halben Urlaub zu verwandeln. Tatsächlich ist es heute nicht ungewöhnlich, dass Kongressdelegierte Familienmitglieder mitbringen, um das Geschäftliche mit dem Angenehmen zu verbinden.
Aus Sicht der Reise- und Tourismusbranche bieten Kongresse der gastgebenden Gemeinde große wirtschaftliche Impulse. Diejenigen, die auf Kongressen arbeiten oder sie besuchen, benötigen zahlreiche Dienstleistungen, von Hotels bis hin zu Elektrikern, von guten Restaurants bis hin zu Transportmitteln. Darüber hinaus benötigen Aussteller möglicherweise Frachtdienste, interne Koordinatoren und Servicepersonal zum Auf- und Abbau der Ausstellungen. In der heutigen Welt benötigen Kongresse auch ein hohes Maß an Sicherheit, nicht nur um Diebstahl zu verhindern, sondern auch um sowohl die Aussteller als auch die Teilnehmer zu schützen.
Um Kongresse zu sichern und das Beste aus Ihrem Kongressgeschäft herauszuholen, bietet Ihnen Tourism & More die folgenden Ideen und Vorschläge:
– Stellen Sie fest, ob Ihre Stadt/Ihr Ort für eine Tagung geeignet ist.
Was macht Ihren Ort besonders? Welche Arten von Konventionen würden sich für Ihre Gemeinde eignen? Welche Arten von Konventionen passen möglicherweise nicht zur Soziologie Ihrer Gemeinde?
– Wissen Sie, wer Ihre Konkurrenz ist und was sie anbietet.
Wenn Sie damit werben, dass Ihr Standort zentral gelegen ist, dann überlegen Sie, was dieser Standort an Besonderheiten bietet und wie er sich von anderen Standorten unterscheidet. Tatsächlich sind alle Gemeinden im Verhältnis zu anderen Orten zentral gelegen. Was macht Ihren Standort so besonders? Wie gut sind Ihre Verkehrswege und wie kooperativ sind die örtlichen Ordnungskräfte, wenn es darum geht, bedürftigen Reisenden zu helfen? Denken Sie daran, dass fast jede Stadt behauptet, sie biete altmodische Gastfreundschaft und ihre Menschen seien etwas Besonderes. Die meisten Meeting-Planer interpretieren diese Aussagen so, dass Ihre Gemeinde nichts Besonderes zu bieten hat.
– Suchen Sie nicht nach Kongressen, die größer (oder kleiner) sind, als Ihre Stadt bewältigen kann.
Oftmals denken Gemeinden nicht über die Logistik eines Kongresses nach. Wenn Sie einen Kongress anziehen möchten, sollten Sie wissen, welche Art von Hotels Sie anbieten, wie nah Restaurants am Kongresszentrum sind und welche Dienstleistungen ein Kongresszentrum bietet. Ist Ihr Kongresszentrum beispielsweise mit einem Kommunikationszentrum ausgestattet, bietet es neben dem Mobilfunk auch Festnetzanschlüsse oder müssen sowohl Delegierte als auch andere vollständig auf Mobiltelefone angewiesen sein? Wie gut ist die Anbindung des Kongresszentrums an Taxis und Ubers?
– Versprechen Sie einer potenziellen Tagung niemals etwas, was Sie nicht halten können.
Erinnern Sie diejenigen, die Kongressgeschäfte für Ihre Gemeinde suchen, daran, sicherzustellen, dass das, was sie versprechen, echt und machbar ist. Tagungsplaner wissen nur zu gut, wie sie ehrliche Angebote von Betrügern unterscheiden können. Zeigen Sie sich immer von Ihrer besten Seite und setzen Sie ein Lächeln auf. Die Realität ist, dass Sie vielleicht nie wissen, was Ihnen das Geschäft eines Kongresses einbringt (oder es kostet). Behandeln Sie jede Person so, als ob dies der Kongress wäre, der Ihre Gemeinde ausmacht oder zerstört.
– Wenn sich Ihr Kongresszentrum in der Nähe einer unsicheren Gegend befindet, entwickeln Sie gemeinsam mit der örtlichen Polizei einen Sicherheitsplan.
Ein einziger Vorfall, der große Aufmerksamkeit auf sich zieht, kann den Ruf einer Kongressstadt ruinieren. Arbeiten Sie eng mit Ihrer örtlichen Polizei zusammen, damit die Sicherheit rechtzeitig und höflich gewährleistet ist. Tun Sie in ähnlicher Weise alles, was möglich ist, um die Landschaftsgestaltung und die Umweltschönheit der Nachbarschaft des Kongresszentrums zu verbessern. Denken Sie daran, dass der Zugang zum Flughafen und die Nachbarschaft Ihres Kongresszentrums den größten Eindruck auf Ihre Besucher machen.
– Entwickeln Sie einen Kader lokaler Unternehmen, Dienstleister und Bürger, die bereit sind, Ihre Gemeinde in eine Kongressgemeinde zu verwandeln.
Denken Sie daran, dass Sie mit Kongressen Geld verdienen, wenn die Delegierten das Kongresszentrum verlassen und Restaurants und andere Geschäfte in der Gemeinde besuchen. Wenn Ihre Gemeinde einen schlechten Kundenservice bietet oder einfach nicht touristenfreundlich ist, werden die Kongressteilnehmer eher schlecht über Sie als über den Kongress selbst sprechen. Je mehr die Delegierten Ihre Gemeinde genießen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie als Freizeitbesucher wiederkommen oder sie ihrer Familie und ihren Freunden sowie Tagungsplanern empfehlen.
– Ermutigen Sie Mitglieder der örtlichen Geschäftswelt, den Kongressteilnehmern kostenlose Geschenke zu machen.
Besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten sind Gratisgeschenke eine gute Werbequelle und ermöglichen es lokalen Geschäftsinhabern, mit neuen und potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Oft geben Besucher von außerhalb eine Art Feedback, das Einheimische nie geben. Ermutigen Sie die Aussteller von Kongressen, einfache, aber auffällige Farben und Designs zu verwenden, um Menschen an ihre Stände zu locken, und wenn die Messe persönliche Gespräche erfordert, stellen Sie sicher, dass die Stände jederzeit mit ausreichend Personal besetzt sind. Die Grundregeln des Kundendienstes sind noch wichtiger, wenn Ihre Gemeinde einen Kongress ausrichtet. Sorgen Sie also dafür, dass Ihr Kongresszentrum kostengünstig ist. So werden sich beispielsweise die Tagungsplaner daran erinnern, dass Sie kostenlose Tischaufstellungen zur Verfügung gestellt haben, und die Kongressteilnehmer werden sich freuen, wenn Sie kostenlosen Computerzugang anbieten.
– Stellen Sie Aktivitäten, Restaurants und Attraktionen für vor, während und nach einer Tagung bereit.
Kongresse sind die Gelegenheit für Ihre Community, sich zu präsentieren. Denken Sie daran, dass jeder Messebesucher auch ein Besucher und eine potenzielle Einnahmequelle für die Zukunft sein kann.
Der Autor, Dr. Peter E. Tarlow, ist Präsident und Mitbegründer der World Tourism Network und führt die Sicherer Tourismus
