ABPCO-Mitglieder, die kürzlich an einem Runden Tisch teilnahmen, erkannten die Notwendigkeit, dass sich Konferenzen auf Wissensaustausch und Lernen konzentrieren, und argumentierten, dass die damit verbundenen Einnahmen aus der Ausstellung häufig für den Erfolg einer Veranstaltung von entscheidender Bedeutung sind.

Therese Dolan, Mitvorsitzende von ABPCO, kommentiert: „Es ist ein Kampf zwischen Inhalt und Konsum, der mit der Kommunikation und einem gründlichen Verständnis des Publikums beginnen muss.“ Das Schlüsselproblem besteht darin, einen Mehrwert für alle sicherzustellen. Der Inhalt ist in der Regel der Auslöser für die Teilnahme von Delegierten, aber Aussteller müssen Besucherzahlen und eine Rendite ihrer Investition sehen. Verbandskonferenzen werden oft von einer Ausstellung begleitet, weil sie den Teilnehmern einen Mehrwert bietet und gleichzeitig Einnahmen bringt, die dem Verband als Ganzes und manchmal auch den Delegierten selbst durch reduzierte Konferenzgebühren zugute kommen.“

Die Roundtable-Veranstaltungen von ABPCO bieten Mitgliedern ein Forum, um komplexe Ideen und Herausforderungen in einer sicheren und privaten Umgebung zu sammeln und auszutauschen. Die Veranstaltung fand im Crowne Plaza London – The City statt. An der Veranstaltung nahmen zahlreiche interne PCOs teil, die ihre Konferenzen und Ausstellungen optimal nutzen wollten. Zu den wichtigsten Ergebnissen gehörten:

• Die Notwendigkeit, dass Ausstellungen und ihre Einnahmen als wesentlicher Bestandteil des Geschäftsplans und der Einnahmen eines Verbandes angesehen werden.
• Bessere Erleichterung der Einführung zwischen Teilnehmern und Ausstellern durch die Organisatoren.
• Sprache, die die Bedeutung der Aussteller widerspiegelt - Partner oder Sponsoren werden als wertvoller wahrgenommen.
• Die Notwendigkeit, dass die Delegierten die Bedeutung einer Ausstellung verstehen.
• Die Bedeutung der Relevanz - sowohl im Hinblick auf das auf der Konferenz geteilte Wissen als auch auf die Auswahl der Aussteller.
• Die Herausforderungen, die die Einhaltung von Gesundheitsvorschriften für eine Ausstellung darstellen kann.

Shaun Hinds, CEO von Manchester Central, leitete die Diskussion und fügte hinzu: „Die Veranstaltung war ein echter Erfolg und sorgte für viele interessante Diskussionen. Als Veranstaltungsort, an dem viele der führenden Verbandskonferenzen Großbritanniens stattfinden dürfen, konnten wir wertvolle Erkenntnisse darüber gewinnen, wie wir Organisatoren dabei unterstützen können, Jahr für Jahr zu wachsen und erfolgreiche Kongresse abzuhalten. “

Therese kommt zu dem Schluss: „Letztendlich liegt es an den Organisatoren einer Konferenz, den Erfolg sowohl der Konferenz als auch der Ausstellung zu ermöglichen.“ Diese Roundtable-Veranstaltung deckte, wie viele andere auch, in kurzer Zeit eine große Menge an Inhalten ab und bot allen Anwesenden wertvolle Lerninhalte. Es war jedoch klar, dass der wichtigste Teil des gesamten Prozesses die Notwendigkeit der Zusammenkunft und Kommunikation der Gemeinschaften war. Was, um ehrlich zu sein, das Schlüsselelement für jede erfolgreiche Veranstaltung ist.“

WAS SIE AUS DIESEM ARTIKEL MITNEHMEN KÖNNEN:

Association conferences are often accompanied by an exhibition because it adds value to the attendees, whilst bringing in revenues that benefit the association as a whole and sometimes the delegates themselves through reduced conference fees.
As a venue that is privileged to host many of the UK's leading association conferences, it provided us with invaluable insights on how we can assist organisers to grow and deliver successful congresses year on year.
• The importance of relevance – both in terms of the knowledge shared in the conference and the choice of exhibitors.