Wie kommuniziert man im Urlaub effektiv mit Kunden?

Dieser Punkt wurde mir klar, als ich mit einer Freundin über ein Erlebnis mit ihrem Buchhalter sprach. Nachdem sie von der HMRC ein besorgniserregendes Schreiben erhalten hatte, das voller Fehler war und Zahlungen verlangte, die sie bereits geleistet hatte, suchte sie die Hilfe ihres Buchhalters auf, um die dringend benötigte Bestätigung zu erhalten. Obwohl sie mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eine feste Vereinbarung über 125 £ zzgl. MwSt. pro Monat hatte, erhielt sie auf ihre Mitte Juli gesendete Bitte um Unterstützung eine automatische Antwort, aus der hervorging, dass sich das Team in den Schulferien befinde und in ein paar Tagen antworten würde. In der Zwischenzeit kam ihre reguläre Rechnung ohne Zweifel an. Sechs Arbeitstage vergingen, bis sie eine kurze Nachricht erhielt: „Wir prüfen das“, und dann Stille. Zwei Wochen später, ohne weitere Informationen, meldete sie sich erneut und erhielt eine weitere automatische Nachricht, dass das Büro am 30. August wiedereröffnet würde – eine Wartezeit von insgesamt sechs Wochen ohne Lösung. Folglich ist mein Freund jetzt auf der Suche nach einem neuen Buchhalter.

Kommunikationstipps für Geschäftsreisende im Urlaub

1 Warnen Sie im Voraus

Wenn Sie Ihren Urlaub lange im Voraus geplant haben oder sich erst vor Kurzem für eine Reise entschieden haben, ist es wichtig, Ihr Team so früh wie möglich zu informieren. Wenn Sie mit der Ankündigung eines zweiwöchigen Urlaubs bis zum letzten Moment warten, kann dies zu unnötigem Stress und einer Belastung für Ihre Kollegen führen, die in Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben erledigen müssen. Eine angemessene Vorbereitungszeit ist für alle Beteiligten unerlässlich, nicht zuletzt für diejenigen, die zusätzliche Arbeit übernehmen, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen.

Es ist ratsam, Ihre Kollegen mindestens einen Monat vor Ihrer Abreise zu benachrichtigen, insbesondere wenn Sie eine wichtige Rolle in Ihrer Organisation spielen. Um ein Versehen zu vermeiden, richten Sie Erinnerungen ein, um Ihr Team in den Wochen und Tagen vor Ihrem Urlaub auf dem Laufenden zu halten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und unerwartete Überraschungen zu vermeiden.

2 Jobs und Aufgaben delegieren

Stellen Sie sicher, dass jedes Detail sorgfältig abgedeckt wird. Treffen Sie umfassende Vorbereitungen für alle Szenarien, Verpflichtungen oder potenziellen Probleme, die auftreten könnten. Ergreifen Sie die Initiative, Kollegen auszuwählen, sie bei der Übernahme bestimmter Rollen anzuleiten und investieren Sie Zeit in ihre umfassende Schulung zu den Aufgaben, die Sie ihnen anvertrauen. Wenn jemand für Ihre Kundeninteraktionen einspringt, versorgen Sie ihn mit allen notwendigen Informationen über die individuellen Anforderungen und Erwartungen jedes Kunden. Sollte eine andere Person vorübergehend ein von Ihnen geleitetes Projekt leiten, stellen Sie ihr eine umfassende Checkliste der noch ausstehenden Ziele zur Verfügung.

Erstellen Sie einen umfassenden Leitfaden, der die Speicherorte wichtiger Dateien, Kontakte für verschiedene Projekte und Verfahren zur Bewältigung von Notfällen detailliert beschreibt. Ziel ist es, zu vermeiden, dass eine Flut dringender Anfragen Ihre Ruhe im Urlaub stört. Durch einen vorsichtigen Ansatz stellen Sie sicher, dass Ihre Verantwortung in zuverlässigen Händen liegt und Sie beruhigt sein können.

3 Bereiten Sie Kommunikationskanäle im Voraus vor

Wenn Sie im Urlaub nicht aufhören können, mit Kunden zu kommunizieren, stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Briefe und Dokumente überall erhalten können. Jetzt gibt es sogar eine FAX vom iPhone: Fax-App, das ein Faxgerät ersetzen kann. Dieses Online-Fax kann frei vom Smartphone aus bearbeitet, empfangen und versendet werden. Wenn Sie über eine Fax-App und ein iPhone verfügen, haben Sie alles, was Sie zum Arbeiten mit Dokumenten benötigen. Ähnlich wie in diesem Beispiel sollten Sie einen Kommunikationsplan mit anderen Arten der Kommunikation mit Kunden in Betracht ziehen.

4 Erstellen Sie einen Plan für die Rückkehr an den Arbeitsplatz

Die Rückkehr ins Büro nach einer Auszeit kann oft entmutigend sein. Sie werden wahrscheinlich von einer Lawine ungelesener E-Mails, Voicemails, Memos, Updates, Herausforderungen und dringenden Anfragen begrüßt.

Um reibungsloser in Ihren Arbeitsablauf einzusteigen, ist es ratsam, eine Strategie für das zu entwickeln, was Sie nach Ihrer Pause erwartet. Erwägen Sie, eine Nachbesprechungssitzung mit einigen Teammitgliedern zu vereinbaren, um sich über wichtige Ereignisse während Ihrer Abwesenheit zu informieren. Priorisieren Sie die Organisation Ihres Posteingangs, um sich zuerst auf die kritischsten E-Mails zu konzentrieren. Die Aufrechterhaltung einer transparenten und offenen Kommunikation mit Ihrem Team ist von entscheidender Bedeutung, damit Sie die Entwicklungen und Fortschritte bei Projekten oder Verantwortlichkeiten, an denen Sie nicht beteiligt waren, genau nachvollziehen können.

5 Richten Sie die Abwesenheits-Voicemail ein

Stellen Sie sicher, dass alle Grundlagen abgedeckt sind und bereiten Sie sich gründlich auf alle denkbaren Szenarien, Aufgaben oder Krisen vor. Arbeiten Sie mit Kollegen zusammen, delegieren Sie bestimmte Aufgaben an sie und schulen Sie sie umfassend zu den Aufgaben, die Sie ihnen anvertrauen. Wenn jemand Sie bei Kundenbesprechungen vertritt, informieren Sie ihn ausführlich über die individuellen Anforderungen und Vorlieben des Kunden. Sollte in Ihrer Abwesenheit ein anderer Kollege ein bestimmtes Projekt übernehmen, stellen Sie ihm eine ausführliche To-Do-Liste zur Verfügung, in der alle Aufgaben aufgeführt sind, die erledigt werden müssen.

Erstellen Sie einen umfassenden Leitfaden, der den Verbleib wichtiger Dateien, Kontaktstellen für verschiedene Projekte und Verfahren zur Bewältigung von Notfällen detailliert beschreibt. Das Ziel besteht darin, eine Flut dringender E-Mails zu vermeiden, die Ihre Entspannung am Strand unterbrechen. Es ist klüger, auf Nummer sicher zu gehen und sicherzustellen, dass Ihre Projekte in kompetente Hände geraten, bevor Sie abreisen.

Zusammenfassung

Es ist eine umsichtige Praxis, Kunden im Voraus über Ihre Nichtverfügbarkeit zu informieren. Wenn ich beispielsweise im Urlaub bin, wissen meine Stammkunden bereits, dass sie in diesem Zeitraum keine Coaching-Sitzungen vereinbaren können. Ich habe eine automatische E-Mail-Antwort zur Bestätigung empfangener Nachrichten eingerichtet und die Daten angegeben, an denen ich nicht im Büro sein werde. Für dringende Anfragen enthält die Antwort eine Kontaktnummer. An diese Nummer gesendete Nachrichten werden mir per SMS zugesandt und ich verpflichte mich, innerhalb von 24 Stunden zu antworten.