Arbeiten mit Meeting- und Kongressplanern

Meeting & Convention Planners (MCPs) spielen eine wichtige Rolle in der Tourismusbranche. Sie entscheiden nicht nur oft, welche Community eine lukrative Konvention erhält, sondern ihre Meinung spielt auch eine Rolle für die Wahrnehmung einer Community. Als solche agieren sie als Teil des inoffiziellen Marketingteams einer Community. Nicht nur ihre Meinungen sind wichtig, auch Tourismuskonventionen und Versammlungsstädte sollten sich daran erinnern, dass Wahrnehmungen oft mächtiger sind als Fakten und Stil allzu oft Vorrang vor Substanz haben.

Darüber hinaus gibt es einen wachsenden Trend von Kongressabgeordneten, die die Zeit vor oder nach dem Kongress nutzen, um Geschäft mit Vergnügen zu verbinden. Das Meeting oder die Tagung ist nicht nur eine Möglichkeit, das Geschäft zu steigern, sondern bietet auch zusätzliche Urlaubsmöglichkeiten für den Besucher und zusätzliche Einnahmen für die Gastgebergemeinschaft.

Diese Verschmelzung von Geschäft und Vergnügen kann auch bedeuten, dass diejenigen, die an einer erfolgreichen Konferenz, einem Meeting oder einer Tagung teilnehmen, ihre positiven Geschäftserfahrungen wahrscheinlich auf das Hotel, das Resort und die Gemeinde übertragen, in der die Veranstaltung stattgefunden hat.

Auf der anderen Seite der Medaille treten Snafus auf, und wenn diese Fehler auftreten, leidet häufig zuerst die Host-Community oder ihr Ruf. Vergessen Sie niemals, dass Tourismus der Verkauf von Träumen ist, und der Tagungsplaner kann einen großen Beitrag dazu leisten, dass der Besuch Ihrer Gemeinde, Ihres Hotels oder Ihrer Attraktion eher in Erinnerung bleibt als ein Albtraum, den ein Besucher vielleicht vergessen möchte.

Kongress- und Tagungsplaner sind dann ein wesentlicher Bestandteil der Marketingbemühungen eines Gebietsschemas. Nationale Tourismusbüros, Tourismusfachleute oder Kongress- und Besucherbüros müssen Wege finden, um das CMP in die Marketingbemühungen des Gebietsschemas zu integrieren. Leider gibt es Zeiten, in denen die eine oder andere Seite diese erforderliche Interaktion nicht erkennt. Wenn Meeting-Planer ihren Job nur als Organisation und Durchführung eines Meetings oder einer Tagung ansehen, verliert die gesamte Community.

Um allen im Tourismus zu helfen, besser mit Tagungsplanern zu kommunizieren, bietet „Tourism Tidbits“ Folgendes für Sie.

- Gutes Geschäft ist, wenn jeder gewinnt. Das bedeutet, dass jeder die Bedürfnisse der anderen Person verstehen muss. CMP ist bestrebt, seine Kunden zufrieden zu stellen und das beste Angebot zu den niedrigsten Kosten zu erhalten. Tourismusbeamte versuchen, „Köpfe in Betten“ zu legen, Hotels zu füllen und das meiste Einkommen für ihren Wahlkreis zu erzielen. Damit beide Seiten gewinnen können, müssen sie die Verhandlungen aus der Perspektive des anderen verstehen.

• Bieten Sie lokalen Tourismusanbietern einen Kurs über den Tourismus Ihrer Gemeinde an. Oft vergisst jede Komponente der Tourismusbranche, dass sie Teil eines Gesamterlebnisses ist. Besucher und CMPs beurteilen eine Community nicht nach einem einzigen Kriterium, sondern betrachten das Gesamtpaket. Bitten Sie lokale Hoteliers und Vertreter von Attraktionen, den Kurs gemeinsam zu unterrichten, damit alle Teile der Branche die Bedürfnisse und Anforderungen des anderen verstehen können.

- Das richtige Treffen für Ihre Community finden. Nicht jede Community ist der richtige Ort für jedes Meeting oder jede Tagung. Wenn Sie versuchen, eine Tagung oder ein Meeting für Ihre Community zu gewinnen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen, bevor Sie diese Werbeliteratur zusammen mit Ihrem Angebot versenden:

1. Erstellen Sie ein vollständiges Inventar dessen, was Ihre Stadt einem Unternehmen für ein erfolgreiches Meeting bieten kann:

Listen Sie die Elemente auf, die ein Meeting benötigen würde, und priorisieren Sie sie

diese Elemente und sehen, was Ihre Community hat und was fehlt.

2. Wissen Sie, was Ihre Stadt / Ihr Standort zu bieten hat:

Bewerten Sie Ihre Stadt nach folgenden Kategorien: Reisezeit, Verkehrsadern, verfügbare Einrichtungen und Arten von Attraktionen.

3. Wissen, was Ihre Stadt / Ihr Standort nicht bietet: Analysieren Sie die Gründe, die Sie in Ihrem Gebietsschema nicht treffen möchten. Welche Nachteile müssen Sie überwinden?
4. Wisse, dass nicht alle Meetings gleich sind:

Unterschiedliche Arten von Konventionen erfordern unterschiedliche Einrichtungen. Denken Sie daran, dass nicht jede Stadt für jede Art von Besprechung geeignet ist. Gehen Sie nach dem Meeting, dessen Bedürfnisse von den Einrichtungen Ihrer Stadt befriedigt werden.

5. Stellen Sie sicher, dass die städtischen Behörden zusammenarbeiten.

Der CVB-Profi muss fast genauso viel Zeit mit den Leitern anderer Stadtagenturen verbringen wie mit seinen eigenen Mitarbeitern. Besucher sehen eine ganze Stadt, und wenn Agenturen zusammenarbeiten, schaffen Sie eine Basis für das Rückgabegeschäft.

6 Wenden Sie sich an Organisationen, die Meetings an Kongressstandorten an ähnlichen Orten wie Ihnen abgehalten haben.

Menschen mögen Abwechslung, suchen aber oft nach Orten, die denen ähneln, an denen sie in der Vergangenheit erfolgreiche Meetings abgehalten haben. Handelsorganisationsnamen mit anderen Städten, die Ihren ähnlich sind.

• Empfehlen Sie den Veranstaltern von Perspektivkongressen, mit lokalen Meetingplanern zusammenzuarbeiten, die die Community gut kennen. Diese lokalen Planer möchten, dass der Kongressplaner außerhalb der Stadt erfolgreich ist, und sie wissen aus erster Hand, was zu tun ist und was zu tun ist. Die Hilfe der Einheimischen erhöht auch die Glaubwürdigkeit der Gemeinde.
• Besprechen Sie mit dem Meeting-Planer außerhalb der Stadt seine Konzepte für den Kundenservice. Wie soll Ihre Community mit einem Problem mit schlechtem Service umgehen? Haben sie spezielle Sicherheitsanforderungen? Welche Haftungsfragen müssen vor Vertragsunterzeichnung besprochen werden? Sollte ein Missgeschick oder eine negative Situation eintreten, wie kann eine Schadensbegrenzung erreicht werden?
• Was sind einige der besonderen Bedürfnisse des Meetings und kann Ihre Community diese Bedürfnisse erfüllen? Die Vereinigten Staaten (und die Welt) sind sehr unterschiedliche Orte mit besonderen Bedürfnissen, die von physisch bis philosophisch reichen. Bevor Sie auf eine Tagung oder ein Meeting bieten, sollten Sie wissen, ob Sie folgende Elemente bereitstellen können:

√ Sensibilität für Ernährungsgesetze und -beschränkungen

√ Sensibilität für die medizinischen Bedürfnisse der Teilnehmer des Treffens

√ Sensibilität für Fragen der Kriminalität und Sicherheit

√ Sensibilität für lokale Bräuche und Gewohnheiten

√ Sensibilität für die religiösen und kulturellen Bedürfnisse der Teilnehmer

√ die Fähigkeit, zweisprachige oder mehrsprachige Dienste bereitzustellen

• Hat Ihre Gemeinde und der vorgeschlagene Veranstaltungsort eine Tourismus-Sicherheitszertifizierung erhalten? Eine Tourismus-zertifizierte Community kann potenziellen MCPs mitteilen, dass sie ein Gebietsschema ausgewählt haben, das ein gut geführtes Meeting, guten Service und ein besonderes Tourismuserlebnis in einer sicheren Umgebung bietet.