Großartige Events produzieren

Großveranstaltungen sind ein wichtiger Bestandteil des Tourismus. Ob Konferenzen oder Kongresse, Sportveranstaltungen oder religiöse Kundgebungen – Großveranstaltungen wirken sich auf nahezu jeden Bereich der Tourismusbranche aus. Großveranstaltungen bedeuten eine Hotelauslastung, Einkäufe in örtlichen Einzelhandelsgeschäften, Lebensmitteleinkäufe für und bei der Veranstaltung sowie eine Steigerung der Einnahmen aus Restaurant- und Unterhaltungsangeboten. Großveranstaltungen bieten der lokalen Gemeinschaft auch einen unvoreingenommenen Ansatz für die Tourismusplanung.

Während der Freizeittourismusmarkt anfällig für wirtschaftliche Schwankungen ist, die von wechselnden Wetterbedingungen bis hin zu Gewalttaten reichen können, führen Großereignisse zu einer deutlich stabileren Bevölkerungszahl. Bei Großveranstaltungen werden die meisten finanziellen Ausgaben weit im Voraus getätigt, sodass die Veranstaltung weniger anfällig für Marktschwankungen ist. Auf der anderen Seite herrscht zwischen den Standorten ein harter Wettbewerb um das Großveranstaltungsgeschäft, und in manchen Fällen, etwa bei manchen Formen von Sportmeisterschaftsspielen, bestimmt das Siegerteam, wer die Gastgebergemeinde sein wird.

Veranstaltungen decken ein breites Spektrum an Bereichen ab, von Spendenessen bis hin zu politischen Kundgebungen, von Sportveranstaltungen bis zu Schultreffen, von beruflichen und akademischen Konferenzen bis hin zu Familientreffen oder religiösen Erlebnissen – alle sind Veranstaltungen und tragen alle zur wirtschaftlichen Gesundheit einer Gemeinde bei. Berücksichtigen Sie einige der folgenden Punkte, damit Sie die besten Meetings und Sonderveranstaltungen für Ihre Gemeinde organisieren können.

Wenn Sie eine neue Sonderveranstaltung anlocken möchten, prüfen Sie jeden Aspekt der Veranstaltung, bevor Sie ein Gebot abgeben. Oftmals machen Gemeinden, die sich um besondere Veranstaltungen bewerben, ihre Hausaufgaben einfach nicht. Bevor Sie mit einem Veranstaltungsspezialisten sprechen, stellen Sie sicher, dass Sie die Grundlagen kennen: Wie sind die demografischen Merkmale dieser Veranstaltung? Welche besonderen Bedürfnisse hat es? Was wollen sie nicht? Wie passen ihre Daten zu Ihren? Wenn Sie beispielsweise einen religiösen Kongress oder ein besonderes Ereignis besuchen, möchten Sie vielleicht darüber nachdenken, welche Getränke Sie servieren und welche Sie vermeiden sollten.

Berücksichtigen Sie Ihre Stärken und Schwächen, um den besten Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Es ist wichtig, eine gute Einschätzung darüber vorzunehmen, was Ihre Gemeinde einer Veranstaltung zu bieten hat. Stellen Sie Fragen wie: Wie schneiden Sie im Vergleich zu anderen in Ihrer Preisklasse ab? Sind Ihre Mitarbeiter mehrsprachig? Was denken potenzielle Kunden über Ihr Angebot und das Angebot anderer?

Stellen Sie sicher, dass Sie die Antworten auf die grundlegenden „W“-Fragen kennen, die im Englischen „Wer“, „Warum“, „Wann“ und „Was“ genannt werden. Dies sind die wesentlichen Fragen, die nicht nur zu erfolgreichen Veranstaltungen, sondern auch zu positiver Mundpropaganda führen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Frage vollständig beantworten können: Wer führt die Veranstaltung durch und an wen richtet sie sich? Warum veranstalten sie diese Veranstaltung? Wann findet die Veranstaltung statt? Wo soll die Veranstaltung stattfinden und sind Ihre Räumlichkeiten ausreichend? Welche Erwartungen haben die Veranstaltungsplaner und können Sie diese Erwartungen erfüllen?

Entwickeln Sie ausgefeilte Checklisten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Checkliste über die Grundlagen hinausgeht. Fügen Sie Punkte hinzu wie: Welche VIP-Anforderungen werden für die besondere Veranstaltung benötigt? Müssen die Veranstaltungsplaner Termine mit dem Feuerwehrmann oder anderen städtischen Beamten vereinbaren? Was passiert, wenn der Flughafen geschlossen wird? Müssen Sie sich mit einem Rettungsdienst abstimmen? Welche Probleme können Teilnehmer haben, wenn sie sich außerhalb des Veranstaltungsortes aufhalten? Welche besonderen politischen, medizinischen, religiösen oder sozialen Befindlichkeiten könnten die Veranstaltungsteilnehmer haben?

Wissen Sie, welchen Bedrohungen die Veranstaltung ausgesetzt sein kann. Befinden Sie sich beispielsweise in einem Hurrikangebiet? Besteht bei dieser Konferenz die Gefahr politischer Machtkämpfe, die sich auf Ihren Standort auswirken könnten? Wirkt diese Konferenz als Magnet für Terrorismus oder wird die Konferenz zu einer Störung für lokale Unternehmen und Bürger? Politische Ereignisse erfordern beispielsweise häufig die Sperrung von Straßen, eine Änderung der Verkehrsströme und andere Unannehmlichkeiten für die Anwohner. Auch wenn diese keine Bedrohung für den Kongressteilnehmer darstellen, können sie doch zu einer „Bedrohung“ für die Gesundheit der örtlichen Bevölkerung und anderer Unternehmen werden.

Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Zeit am besten nutzen. Ereignisse sind wirklich kontrollierte Momente in der Zeit, in denen Erinnerungen entstehen. Daher hat die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verwalten, Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung. Wenn Sie mit einem Eventmanager zusammenarbeiten, nehmen Sie sich etwas Zeit, um herauszufinden, wer für die einzelnen Veranstaltungsaspekte verantwortlich ist.

Informieren Sie sich über den Zeitbedarf der Veranstaltung und bereiten Sie einen Zeitplan für Ihre Rolle bei der Veranstaltung vor. Oft sind es die kleinen Dinge, die einen Kunden überzeugen oder eine Veranstaltung zu etwas Besonderem machen. Ein Zeitplan bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers oder eines Versehens geringer ist. Zeitleisten sollten nicht nur anzeigen, wann etwas begonnen werden soll, sondern auch, wann es abgeschlossen sein soll.

- Bieten Sie die bestmögliche technologische Unterstützung. In der heutigen Welt, in der es sowohl ums Gesicht als auch um Multitasking geht, ist Technologie das A und O. Hotels, die für das Internet Gebühren erheben, tun sich selbst und ihrer Gemeinschaft keinen Gefallen. Teilen Sie Ihren Eventmanagern mit, über welche Technologie Sie verfügen. Machen Sie nicht zu große Versprechungen, viele Eventmanager und Geschäftsleute sind gnadenlos, wenn es darum geht, ein versprochenes Stück Technologie nicht zu liefern.

Nichts gewinnt Menschen so zurück wie ein Lächeln und die Bereitschaft, es wieder gut zu machen. Egal wie gut Sie eine Veranstaltung planen, es kann immer etwas schief gehen. Den meisten Menschen ist klar, dass es zu Missgeschicken kommen kann. Es ist nicht akzeptabel, sich zu weigern, diese Fehler anzuerkennen und sie wiedergutzumachen. Nur „Es tut mir leid“ zu sagen, ist nichts anderes als eine höfliche Art, sich der Verantwortung zu entziehen. Machen Sie keine Ausreden – machen Sie es richtig und machen Sie es mit einem fröhlichen Lächeln richtig. Im Endeffekt sind Großveranstaltungen eine Form des Tourismus und das Wesen des Tourismus ist der Kundenservice. Die Gemeinschaft, die diese Grundregel vergisst, spielt mit ihrer Tourismusbranche und ihrem Ruf.

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